در مکالمه هدف داشته باشید
هدف داشتن در برقراری مکالمه، آن را مفید و کارا می کند. این هدف لزوما باید روشن و دقیق باشد. و باید هوشیار بود این هدف را گم نکنیم.
مرحله اول: آنچه می خواهید را به روشنی معین کنید و نه آنچه را نمی خواهید.
مرحله دوم: ,وقتی می خواهید جملات خود را بیان کنید، خود را جای شنونده و یا گوینده قرار دهید و جملاتی را که احتمال می دهید آنها را در پذیرش نظرات شما یاری دهد انتخاب کنید.
مرحله سوم: مطلب را دوباره بخوانید و در حالیکه خود را بجای خواننده می گذارید، همیشه این سه سوال را از خود بکنید: -چرا این را می گویم؟- از این مطلب چه منظوری دارم؟- آیا راه بهتری برای مطرح کردن این موضوع وجود دارد تا خواننده من بهتر آن را بپذیرد؟
کلماتی که به درک مطلب شما کمکی نمی کنند تماما حذف کنید. و در نهایت، جملات را به ترتیب اهمیت برای خواننده خود، نظم دهید. به این ترتیب مطلب شما تاثیر بیشتری خواهد داشت.
گفتن ضروریات، تمام موارد اصلی و نه چیز دیگر! هر لغتی که گفته می شود و هر فکری که بیان می شود، در نزد گوینده و گیرنده پیام معنای متفاوتی دارد. برداشت از پیامی یکسان بستگی به چندین فیلتر درک مطلب دارد، از آن جمله :
- معنای ایده ی توصیف شده در نزد فرستنده.
- معنای همین ایده بیان شده نزد گیرنده پیام .
- معنای مشترک این ایده نزد فرستنده و گیرنده پیام.
-آنچه که فرستنده فکر می کند گقته است.
-آنچه که گیرنده فکر می کند دریافت کرده است.
گفتن ضروریات و نه هیچ چیز دیگر و کار برد آگاهانه کلمات ، کارایی مکالمه را بسیار بالا می برد و باعث کاهش سوء تفاهم ها و اختلافات در درک مطلب می شود. پیشرفت در بیاان ضروریات هنگام مکالمه، مستلزم تمرین روزانه است. نوشتن در ابتدای کار ، برای رسیدن به این هدف و تا موقعی که این کار ملکه ذهن شود، خیلی موثر است. ایمیل نویسی می تواند تمرین خوب روزانه مخسوب شود . آنچه را که دوست دارید درباره اش با کسی صحبت کنید، را بنویسید سپس به راحنی می توانید نوشته خود را بررسی و اضافات آن را حذف کنید. برای تشخیص جملات اضافی از مطالب اساسی این سوالات روی کاغذ بیاورید:
-آیا گفتن این حرف فایده ای دارد ؟ چه فایده ای دارد؟
-آیا گفتن این مطلب در ارتباط با موضوع من است؟ چرا باید آن را بگویم؟
برای هر جمله ی بیان شده هدفی روشن و دقیق باید داشت.- آیا کلمات انتخاب شده پیام مرا از تمامی برداشتهای نا مطلوب مصون نگه می دارد؟ ( حذف تمام لغتهایی که باعث برداشت های متفاوت می شودو جایگزین کردن آنها با لغتهای روشن و دقیق).- با حفظ معنای پیام می بایست تمامی لغاتی را که می توان حذف کرد، حذف نمود، زیرا این خطر وجود دارد که شنونده یا خواننده معنایی غیر از معنای مورد نظر، برداشت کند. مثلا {به این نامه توجه کنید}:
"در اینجا می خواهیم نرخ های خود را در مورد.. . عنوان کنیم . برای اینکه نرخ ها ی ما در بازار متعادل باشد و بالا نباشد ،روی آن ها بسیار مطالعه کرده ایم و از شما پنهان نیست که وقت زیادی گذاشتیم تا خدمات بهتری به شما بدهیم و وبهترین قیمت ها را ارائه کرده باشیم. امیدواریم این نرخها شما را راضی کرده باشد و مشوقی باشد تا هر چه زودتر سفارش خود را بدهید.
چنانچه در ارتباط با خدمات ما اطلاعاتی بخواهید می توانید تماس بگیرید. پس در تماس گرفتن تردیدی به خود راه ندهید.
تا آنموقع ، برای شما روز خوشی را آرزو می کنم."
نکات اصلی این نامه به این قرار است:" ما خوشحالیم که بهترین نرخ های خود را در مورد... به شما ارائه کنیم.
برای اطلاعات بیشتر ، تردید به خود راه ندهید و با ما تماس بگیرید. .
امیدواریم هر چه زودتر در خدمت شما باشیم.
با احترام"
یا:" خوشحالیم که بهترین نرخ های خود را در مورد... به اطلاع شما می رسانیم.
چنانچه اطلاعات بیشتری در مورد خدمات ما بخواهید، به محض تماس بسیار خوشحال خواهیم شد که پاسخ گو باشیم.
با حترام"
مثال دیگر در مورد موضوعات خانوادگی و دوستی است،{ فرض کنید} از دست دوست خود عصبانی هستید، آنچه که قصد دارید بگویید:
" از دست تو بسیار عصبانی هستم ! چرا؟ تو نمی دانی با من چه کردی؟ وانمود می کنی بی تقصیری، تو مرا تحقیر کردی به من آسیب رساندی، تو تلویحا مر احمق خطاب کردی، من نمی دانم تو طرف کی را می گیری؟ به چه حقی با من اینطوری رفتار کردی؟ تو فکر می کنی من احمقم ولی این خودت هستی که احمقی، من خودم بهتر از تو سرم می شود. بهتر است ضعفهای خودت را بخاطر بیاوری، تو مسئولیت ناپذیری، تو هیچ احترامی برای دیگران قائل نیستی و غیره..."
در این پیام ، اتهام، قضاوت و حرف های ناراحت کننده وجود دارد.: تو...تو...تو... احساسات منفی برانگیخته شده ای که بر اساس حدس و گمان است و نه آنچه واقعا گفته شده. برای یافتن اساس پیام ابتدا:
1- تمام تفسیرهای بد "قصد های سوء" از جانب دوستتان را حذف کنید و به دنبال قصد خوب رای او باشید و سپس جملات خود را با توجه به آن تنظیم کنید:
2-" تو منظورت از گفتن... چه بود؟- یا " چگونه اینطور شد که...؟ - این چه بود که گفتی...؟ هر گاه بخوبی از قصد دوستتان با خبر شدید و اطمینان حاصل کردید که قصد او چه بوده و آن را تایید نمی کردید می توانید بگویید:" هیچ از شنیدن آنچه گفتی خوشم نیامد. وقتی می بینم چه کردی ... دیگر برای من مشکل است که با تو ارتباط داشته باشم.
– اگر لازم می دانید به دنبال راه حلی در ارتباط با موضوع باشید:
3-{می توان گفت }چه کنیم تا ( بهتر همدیگر را درک کنیم).
ترجمه شده از" قدرت کلمات اثر فاطیما-زهرا عالمی
Avoir un objectif dans la discussion
Avoir un objectif dans la discussion Pour qu'une communication soit efficace, il est impératif d'avoir un objectif clair et précis. Ensuite veiller à ne pas le perdre pendant toute la communication. Première étape : Définir ce que vous voulez et non ce que vous ne voulez pas. Deuxième étape : En formulant vos phrases, mettez-vous à la place de celui qui vous écoute ou qui vous lit, pour choisir la manière que vous accepteriez le mieux si vous étiez à sa place. Troisième étape à l'écrit : Relisez-vous et posez-vous ces trois questions toujours en vous mettant à la place de votre lecteur: - Pourquoi je dis ça ? - Qu'est-ce que je veux obtenir par là ? - Y a-t-il une meilleure façon de le dire et que mon lecteur acceptera mieux ? Les mots qui ne vous aideront pas à atteindre votre objectif seront tous à supprimer. Au final, structurez et organisez vos phrases par ordre d’importance pour votre lecteur. Votre message aura alors plus d’impact.
Dire l’essentiel, tout l’essentiel et rien que l’essentiel ! Chaque mot prononcé et chaque idée exprimée sont perçus différemment chez celui qui les émet et chez celui qui les reçoit. La perception d'un même message est soumise à plusieurs filtres de compréhension à savoir : - Ce que signifie pour l'émetteur l'idée exprimée.
- Ce que signifie pour le récepteur cette même expression.
- Ce qu'elle signifie en commun pour l'émetteur et pour le récepteur.
- Ce que l'émetteur croit avoir dit.
- Ce que le récepteur croit avoir entendu.
Dire l'essentiel sans plus, en utilisant les mots à bon escient rendra la communication beaucoup plus efficiente et réduira les malentendus ainsi que les écarts de perception. Réussir à ne dire dans sa communication que l'essentiel relève d'un exercice quotidien. Pour y arriver, il est plus pratique de s'exercer par écrit au départ jusqu'à ce que cela devienne un réflexe naturel. La rédaction des emails est un excellent exercice quotidien. En écrivant ce que vous avez envie de communiquer à quelqu'un, il vous sera très facile de l'analyser et de supprimer tout ce qui n'est pas essentiel. Pour repérer ce qui est essentiel de ce qui ne l'est pas, posez-vous les questions suivantes concernant chaque idée exprimée sur votre feuille : - Est-ce utile de le dire et en quoi est-ce utile?
Est-ce que cela respecte mon objectif à atteindre ?
- Pourquoi le dire ?
Avoir un objectif clair et précis pour chaque phrase exprimée.
- Ai-je bien choisi les mots de manière à éviter toute mauvaise interprétation de mon message? (Supprimer tous les mots qui risquent de provoquer une compréhension différente de mon message et les remplacer par des mots clairs et précis)
- Tout mot qui peut être supprimé sans altérer le message principal est à supprimer car il risque de produire une distorsion dans la perception de celui qui le lira ou l'entendra. Voici un exemple : Ce que vous avez envie de dire à votre client :
"J'aimerais vous communiquer nos tarifs relatifs à ... nous les avons si bien étudiés afin qu'ils soient vraiment les moins chers sur le marché. Je ne vous cache pas que cela nous a pris énormément de temps dans un souci de mieux vous servir en vous offrant le meilleur rapport qualité/ prix. J'espère de tout cœur que ces tarifs vous conviennent et vous encouragent à passer votre commande très prochainement. Je reste à votre entière disposition si vous souhaitez que je vous donne plus de renseignements à propos de nos services. Donc n'hésitez surtout pas à me contacter.
Dans cette attente, je vous souhaite de passer une excellente journée."
L'essentiel à dire :
"Nous avons le plaisir de vous communiquer nos meilleurs tarifs relatifs à..... N'hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire.
A la joie de vous servir prochainement. Meilleures salutations"
ou bien : "Nous avons le plaisir de vous communiquer nos meilleurs tarifs relatifs à....
Nous serons heureux de vous donner plus d'informations concernant nos services dès que vous nous contacterez.
Meilleures salutations"
Voici encore un exemple dans un contexte familial ou amical : Votre ami vous énerve : Ce que vous avez envie de lui dire :
"Je suis très en colère contre toi ! Quoi ?! Tu ne sais pas ce que tu m'as fait ? Tu fais l'innocent, tu m'as blessé et humilié et tu as insinué que j'étais bête et je ne sais pas pour qui tu te prends, de quel droit tu me fais ça, tu crois que je suis bête mais c'est toi qui l'es, moi je sais mieux que toi, remarque plutôt tes propres faiblesses à toi...tu es irresponsable, tu n'a aucune estime pour les autres... etc…"
Sur ce registre, des accusations, des jugements, des choses blessantes : tu…..tu….tu….… motivés par des émotions négatives ressenties, sur des conjectures et non sur ce qui a été effectivement dit.
L'essentiel à dire :
1/ Reformuler ce que vous avez entendu tout en cherchant la bonne intention de votre interlocuteur et en éliminant de vos pensées toute interprétation déduite d’une éventuelle « mauvaise intention » : "Qu'est-ce que tu as voulu dire par (....) ?" ou "Comment se fait-il que...?" / "Qu'est-ce qui fait que tu me dises... ?"
2/ Une fois vous avez compris sa bonne intention et que vous vous êtes assuré de ce qu'il a voulu dire et que vous continuez à ne pas approuver : "Je n'apprécie pas t'entendre me dire...te voir faire... car ainsi je me sens dans la difficulté de communiquer avec toi"
3/ Chercher des solutions si nécessaire tout dépend de la situation de communication : "Comment faire en sorte que (nous nous entendions mieux)...?"
Le Pouvoir des Mots Par Fatima-Zahra ALAMI
